流程是企業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)，企業(yè)所有的業(yè)務(wù)都需要流程來(lái)驅(qū)動(dòng)。在企業(yè)中，各個(gè)流程的流轉(zhuǎn)帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)，不夸張的說(shuō)，流程管理不善的企業(yè)是無(wú)法前進(jìn)發(fā)展的。所以說(shuō)，無(wú)論是初創(chuàng)企業(yè)，處于發(fā)展中期企業(yè)，還是處于平穩(wěn)發(fā)展階段的企業(yè)都應(yīng)該重視用制度和流程來(lái)進(jìn)行管理，而最科學(xué)合理的流程電子化進(jìn)階之路就是“四步走”。
今天，我們便將企業(yè)流程電子化管理的“四步走”方法論分享給大家：
第一步：梳理流程
幾乎所有的企業(yè)對(duì)于企業(yè)內(nèi)部管理都有一套自己的規(guī)章制度，而梳理流程便是企業(yè)根據(jù)自身規(guī)章制度和業(yè)務(wù)習(xí)慣進(jìn)行工作流程的梳理，從而匯總成一套完整的管理流程。
梳理流程是企業(yè)流程電子化的第一步，在梳理流程的過(guò)程中，我們可以把企業(yè)分散龐雜的流程信息收集起來(lái)，把錯(cuò)綜復(fù)雜的流程信息整理起來(lái)，為企業(yè)固化流程和簡(jiǎn)化流程打好基礎(chǔ)。
第二步：固化流程
當(dāng)我們梳理好企業(yè)的各類(lèi)流程，就會(huì)發(fā)現(xiàn)不同部門(mén)、不同工作所對(duì)應(yīng)的流程的數(shù)量是十分龐大的，而我們固化和簡(jiǎn)化流程的過(guò)程，就是要把不同流程中相同的部分提取出來(lái)，形成一個(gè)通用流程，成為企業(yè)通用的、固定的工作準(zhǔn)則。
雖然大部分企業(yè)都十分重視企業(yè)的流程管理，并制定了詳細(xì)的流程管理內(nèi)容，但是這些流程管理方法卻難以落地，這時(shí)，企業(yè)便需要通過(guò)IT系統(tǒng)將企業(yè)梳理并固定好的流程規(guī)則執(zhí)行起來(lái)，全面提高流程管理效率。
第三步：監(jiān)控流程
所謂監(jiān)控流程是對(duì)企業(yè)的流程數(shù)據(jù)和工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管。通過(guò)電子化流程管理，管理者可以隨時(shí)查看下屬員工的工作留痕，了解工作進(jìn)展，監(jiān)督流程狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)企業(yè)流程運(yùn)轉(zhuǎn)情況的監(jiān)管。同時(shí)，管理者可以通過(guò)流程統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行大數(shù)據(jù)挖掘，以數(shù)據(jù)信息為依據(jù)做出科學(xué)決策。
在監(jiān)管流程的過(guò)程中，我們可以對(duì)所有審批超時(shí)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)總結(jié)，對(duì)所有部門(mén)的超時(shí)情況進(jìn)行查看，如根據(jù)所有審批數(shù)和超時(shí)審批總數(shù)，計(jì)算出超時(shí)百分比；我們可以對(duì)所有審批人批閱時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)總結(jié)，查看所有人平均批閱時(shí)間；我們也可以對(duì)審批流轉(zhuǎn)記錄中的流轉(zhuǎn)時(shí)間進(jìn)行地平均統(tǒng)計(jì)，查看各工作的耗時(shí)流程排名等。
正如上圖所示的幾個(gè)流程統(tǒng)計(jì)圖，我們可以了解企業(yè)內(nèi)各類(lèi)工作流程的使用次數(shù)和使用頻率，了解企業(yè)員工發(fā)起申請(qǐng)的數(shù)量，了解哪些企業(yè)員工手中有大量待辦事項(xiàng)沒(méi)有完成，知道哪些工作環(huán)節(jié)有審批超時(shí)的情況等等。通過(guò)對(duì)這些流程數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析，企業(yè)管理者便可以針對(duì)不同的工作人員和工作環(huán)節(jié)做以調(diào)整，為優(yōu)化流程提供科學(xué)依據(jù)。
第四步：優(yōu)化流程
優(yōu)化流程是電子化流程管理的最后一步，通過(guò)監(jiān)控，管理者可以看到整個(gè)工作流程中存在的問(wèn)題或可以?xún)?yōu)化的細(xì)節(jié)。以對(duì)工作各環(huán)節(jié)的時(shí)間管控為例，通過(guò)對(duì)工作時(shí)間的監(jiān)控，管理者可以獲悉每一個(gè)工作環(huán)節(jié)所花費(fèi)的時(shí)間，從而對(duì)工作環(huán)節(jié)做出細(xì)化和科學(xué)的調(diào)整，最終達(dá)到優(yōu)化企業(yè)工作流程，改善企業(yè)工作，全面提升企業(yè)工作效率的目的。
在這四個(gè)步驟中，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)工作流程的優(yōu)化管理，從梳理到固化，從監(jiān)控到優(yōu)化，并在管理流程的過(guò)程中再次梳理、再次固化、再次監(jiān)控，以達(dá)到持續(xù)優(yōu)的化循環(huán)式流程管理，全面提升企業(yè)效率，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控力度。
華天動(dòng)力
OA根據(jù)企業(yè)16年信息化建設(shè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合超過(guò)13000家企事業(yè)單位的實(shí)際應(yīng)用案例，總結(jié)出企業(yè)流程管理的四大步驟，通過(guò)四步走方法論幫助企業(yè)提升內(nèi)部運(yùn)營(yíng)效率。從決策到執(zhí)行，從操作到記錄，從反饋到統(tǒng)計(jì)，從統(tǒng)計(jì)又返回到?jīng)Q策，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)工作流程的閉環(huán)管理。
在這個(gè)閉環(huán)管理中，企業(yè)可以明確人、事、法、監(jiān)的管理規(guī)律：什么人去做什么事，這件事要怎么做，這件事怎樣監(jiān)管，什么時(shí)間完成，反饋的結(jié)果如何，在事件中我們積累了那些經(jīng)驗(yàn)，這整個(gè)流程都會(huì)被完整記錄并形成統(tǒng)計(jì)，為同類(lèi)工作的決策提供更有力的數(shù)據(jù)支撐，從而優(yōu)化企業(yè)的管理，推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。
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