OA系統(tǒng)中的采購管理平臺相對于傳統(tǒng)采購的優(yōu)勢，已經(jīng)被大多數(shù)企業(yè)首肯，相比成形的傳統(tǒng)采購，
OA系統(tǒng)采購平臺利用工作流審批功能有效提高審批流轉(zhuǎn)效率，打破供需壁壘實(shí)現(xiàn)無縫對接，后臺數(shù)據(jù)自動生成的可視化圖表極大的節(jié)省了人力統(tǒng)計(jì)的成本。
然而華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)精準(zhǔn)化采購管理平臺相比其他的OA產(chǎn)品的優(yōu)勢在哪里？如何獨(dú)具匠心做到精、準(zhǔn)、細(xì)，完全做到貼合企業(yè)需求，真正用得上的采購平臺呢？
下面筆者從工作流的搭建、自動化數(shù)據(jù)視圖、付款提醒等功能來細(xì)數(shù)華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)精準(zhǔn)化采購管理平臺搭建。
一、精準(zhǔn)的采購工作流搭建
華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)從采購需求發(fā)起、預(yù)算與立項(xiàng)審批，到選擇供應(yīng)商、簽訂采購合同，再到下單訂貨，付款，直至驗(yàn)收入庫，形成了對大中型組織采購業(yè)務(wù)的全流程閉環(huán)管理。
如下精細(xì)化采購管理架構(gòu)圖：
在每個(gè)環(huán)節(jié)中，都設(shè)定了貼合企業(yè)采購管理的工作流程，做到責(zé)權(quán)明細(xì)，蹤跡可查，審批便捷，陽光透明：
1、適用于不同崗位職級的預(yù)算審批流程
華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)構(gòu)建了一個(gè)可以分別適用于項(xiàng)目經(jīng)理和部門經(jīng)理級別以上管理人員的采購預(yù)算審批流程，
如上圖，由項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)起預(yù)算申請，分別經(jīng)由部門經(jīng)理和總經(jīng)理審批通過后，對于金額低于5萬元的預(yù)算申請，由副董事長或董事長其中一人審批即可，而對于大于5萬元的預(yù)算申請，則需要副董事長和董事長兩人共同審批。
根據(jù)不同的預(yù)算申請場景，華天動力采購管理系統(tǒng)可以同時(shí)支持不同崗位級別的人員發(fā)起預(yù)算申請，如上圖，就是由部門經(jīng)理直接發(fā)起的預(yù)算審批流程。
2、可以自動匹配審批人的采購申請流程
采購源于需求，如下圖所示，借助于
OA系統(tǒng)構(gòu)建了一個(gè)各部門高度協(xié)同的采購申請審批流程。
如上圖所示：工程師針對測試項(xiàng)目所需物料情況發(fā)起采購申請，由庫管對相應(yīng)采購物料的庫存進(jìn)行核對，核對通過后，系統(tǒng)會根據(jù)“采購申請單”上的品名（如下圖：設(shè)備采購單）自己尋找本次采購物料所屬的部門經(jīng)理，如果是預(yù)算內(nèi)的采購申請，部門經(jīng)理審批通過后即可完成本次申請流程；如果是預(yù)算外的申請，則與預(yù)算申請流程類似，需要先后分別由總經(jīng)理和董事長審批。
3、與預(yù)算系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的采購合同審批流程
當(dāng)預(yù)算與采購申請通過后，相關(guān)的表單/資料就會傳遞給采購部門，如下圖所示，
采購人員根據(jù)采購預(yù)算與采購申請的相關(guān)資料，發(fā)起采購合同審批流程，首先需要申請采購的工程師進(jìn)行確認(rèn)，然后逐級流轉(zhuǎn)至項(xiàng)目經(jīng)理/部門經(jīng)理、采購經(jīng)理進(jìn)行確認(rèn)審批，最后再交由總經(jīng)理審批和董事長進(jìn)行審批。
4、可多部門確認(rèn)的物資驗(yàn)收流程
物資到貨后，伴隨著線下各個(gè)相關(guān)部門對物資的實(shí)際驗(yàn)收與確認(rèn)過程，在
OA系統(tǒng)里對到貨物資進(jìn)行確認(rèn)的信息流也開始在相關(guān)人員間進(jìn)行流轉(zhuǎn)，如下圖，
在分別由庫管、采購人員、項(xiàng)目經(jīng)理對到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收確認(rèn)后，最終物資驗(yàn)收單，流轉(zhuǎn)至庫管，由庫管辦理入庫。
5、可以附加“優(yōu)先付款計(jì)劃”的付款審批流程
經(jīng)過前期的預(yù)算審批，采購申請，合同審批和物資驗(yàn)收，采購的核心業(yè)務(wù)流程隨即進(jìn)入付款審批環(huán)節(jié)，如下圖，
由采購人員發(fā)起付款申請，分別經(jīng)由采購申請工程師、庫管驗(yàn)收和項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)，特別是，在采購經(jīng)理審批環(huán)節(jié)，采購經(jīng)理可以附加該筆付款申請的優(yōu)先級，采購經(jīng)理可以分別設(shè)置當(dāng)天付款、兩日內(nèi)付款，高、中、低優(yōu)先級。
二、自動化全功能數(shù)據(jù)視圖展示
華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)將各個(gè)類型組織在采購業(yè)務(wù)執(zhí)行與管理過程中產(chǎn)生的所有信息生成數(shù)據(jù)視圖或者臺帳，無論是采購需求數(shù)據(jù)，采購預(yù)算與立項(xiàng)數(shù)據(jù)，供應(yīng)商信息，合同信息與財(cái)務(wù)付款與發(fā)票信息，所有這些數(shù)據(jù)都被記錄在了采購管理系統(tǒng)后臺的一個(gè)“數(shù)據(jù)庫”里，如圖，
形式多樣的數(shù)據(jù)圖表
組織的各級管理人員可以根據(jù)自身的實(shí)際業(yè)務(wù)管理需要，調(diào)用或讀取這個(gè)“數(shù)據(jù)庫”的各類數(shù)據(jù)，而生成形式多樣的數(shù)據(jù)圖表，如下圖，
上圖顯示了組織內(nèi)部各部門對各類型辦公設(shè)備及辦公用品的采購需求，從上圖可知，各部門對筆記本打印機(jī)等辦公設(shè)備的總體采購需求基本平衡，不同部門對單一種類的采購需求略有不同，對復(fù)印紙、硒鼓墨盒類耗材的需求較高，所以從總體來看，各部門對辦公設(shè)備和辦公用品的采購需求較為合理。
從上圖可以看出，組織過去一年各個(gè)月份的采購實(shí)際支出基本都處于當(dāng)月預(yù)算金額的1/2-2/3以內(nèi)，全年只有四月份和十月份超出預(yù)算。
上圖展示了在過去一年的統(tǒng)計(jì)周期內(nèi)，各部門的采購預(yù)算與實(shí)際付款金額之間的相對情況，從上圖可知，市場部，運(yùn)營部和行政部全年的采購花費(fèi)基本符合預(yù)期，研發(fā)部和產(chǎn)品部的實(shí)際投入略高于預(yù)算，而銷售部的實(shí)際采購付款金額高出預(yù)算近50%，管理者可據(jù)此進(jìn)行分析總結(jié)，并讓下一年度的預(yù)算計(jì)劃更趨科學(xué)合理。
三、貼心的付款提醒設(shè)置
華天動力協(xié)同
OA采購系統(tǒng)，不光可以從數(shù)據(jù)庫里調(diào)出規(guī)定時(shí)間段所有合同的付款情況概覽，如下圖所示，可以清楚看到已付金額、未付金額、合同截至日期：
還可以單項(xiàng)展示未付款信息，如下圖查詢“未付款”可以查到有哪些合同還沒有付款，以及預(yù)定的付款時(shí)間。全面掌握合同付款計(jì)劃。
OA系統(tǒng)還可根據(jù)預(yù)定的付款計(jì)劃，根據(jù)設(shè)置，在付款日期臨近的時(shí)候進(jìn)行付款提醒。如下圖所示可設(shè)置合同付款提醒：可以自由設(shè)置提醒時(shí)間，提醒人，使用顏色標(biāo)記超期和即將超期的付款合同，合同到期系統(tǒng)會自動發(fā)送提醒消息給對應(yīng)人員。
如過期還沒付款，系統(tǒng)會進(jìn)行報(bào)警處理，如下圖所示用紅色字跡提醒超期和即將超期的付款計(jì)劃和合同。避免出現(xiàn)遺忘導(dǎo)致的漏付款，從而耽誤項(xiàng)目進(jìn)度。
綜上所述，華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)從企業(yè)的實(shí)際運(yùn)用出發(fā)，開發(fā)搭建精準(zhǔn)化采購管理平臺，從審批流程、數(shù)據(jù)視圖到貼心的付款提醒，最大限度地提高了采購流程各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的透明度，打通了供需的信息不對稱，讓組織內(nèi)部與外部各個(gè)相關(guān)方的決策和行為都有據(jù)可循，全方位的提升采購效率，并從理念上完全打破固有的采購形式，把采購管理業(yè)務(wù)推向了一個(gè)精準(zhǔn)化的新格局。
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