檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)紀(jì)錄，對于規(guī)范機(jī)關(guān)管理、提高機(jī)關(guān)工作效率具有重要意義?？傮w上，機(jī)關(guān)檔案包括：文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會計(jì)檔案；機(jī)關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案；照片、錄音、錄像等音像檔案；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書等實(shí)物檔案等。用
OA系統(tǒng)能讓看似雜亂的檔案管理立刻規(guī)整清晰起來。
一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理具體工作中，還存在檔案管理手段落后，檔案歸檔不規(guī)范等問題。比如，有的職能部門為了使用方便，將本該統(tǒng)一歸檔、集中保管的檔案資料分散保管，使用檔案的人員在借閱檔案后沒有及時(shí)歸還檔案管理部門，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全、材料分散等情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。
華天動(dòng)力政務(wù)版
OA系統(tǒng)具有完善的檔案管理功能，可以提供涵蓋檔案收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等全生命周期自動(dòng)化管理。在兼顧協(xié)同化、移動(dòng)化的同時(shí)，讓檔案管理工作更規(guī)范、更高效、更安全、更全面。
首先，檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與利用檔案過程中要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。華天動(dòng)力政務(wù)版
OA系統(tǒng)符合國家檔案局第13號關(guān)于《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》標(biāo)準(zhǔn)，可對檔案全宗、類型、屬性實(shí)現(xiàn)自定義配置，自由賦予信息屬性，適應(yīng)個(gè)性化的檔案分類管理以及管理不同門類檔案的需要，全面實(shí)現(xiàn)各類檔案集中管理的要求。
政務(wù)版OA系統(tǒng)具有專業(yè)的檔案自動(dòng)編號、標(biāo)引、注冊與注銷等管理功能，
OA系統(tǒng)中檔案注冊后可自動(dòng)生成歸檔編號、統(tǒng)計(jì)文件數(shù)及頁數(shù)等信息，支持檔案的批量錄入、導(dǎo)入以及批量上傳、掛接，自動(dòng)生成封面背脊、目錄等檔案表格，支持條形碼、二維碼、電子標(biāo)簽功能，賦予每一份檔案唯一的身份特征，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化。
其次，關(guān)于安全化，華天動(dòng)力政務(wù)版OA系統(tǒng)可全面記錄用戶借還登記、操作日志等使用行為，OA系統(tǒng)中所有檔案資料均可發(fā)起流程，方便借閱、歸檔、注銷等業(yè)務(wù)辦理，可對實(shí)體檔案進(jìn)行借用審批，支持批量辦理借閱、歸還與發(fā)放登記。對于沒有內(nèi)容閱讀權(quán)限的電子檔案，也可通過發(fā)送借閱申請來獲取閱讀權(quán)限。
OA系統(tǒng)中所有用戶行為均有后臺監(jiān)控，每一份檔案都有詳細(xì)的用戶操作記錄，圖片、Office、PDF等格式文件均有水印防擴(kuò)散功能，加注閱讀屏幕水印，最大限度避免了檔案被惡意擴(kuò)散、盜用，減少丟失風(fēng)險(xiǎn)。
最后，檔案管理的協(xié)同化則是政務(wù)版協(xié)同OA系統(tǒng)最大的亮點(diǎn)，它提供檔案從錄入、掃描、上傳、移交到歸檔的全面流程化，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，
OA系統(tǒng)也要求檔案人員積極參與介入此項(xiàng)工作中，誰形成誰歸檔，使檔案管理和電子文件歸檔實(shí)際需求變得切實(shí)可行。
此外，借助智能報(bào)表系統(tǒng)和電子表單，檔案管理人員、主管領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)在
OA系統(tǒng)報(bào)表門戶了解不同時(shí)期，OA系統(tǒng)內(nèi)部各類檔案的管理使用情況，可以隨時(shí)查看檔案詳情、了解具體數(shù)據(jù)分析情況，包括各類檔案的借閱頻率、有多少超期未還、違規(guī)使用多不多，以及各類檔案的數(shù)量占比等情況。檔案管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報(bào)告而耗費(fèi)大量時(shí)間，有效地提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和水平。
OA系統(tǒng)：
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